ALTER EGO TERTIAIRE, agence d'emploi et de recrutement CDD CDI, recherche pour un de ses clients situé dans le secteur Ouest, Un.e Assistant.e Administratif.ve et Planification.
Vos missions principales seront :
1. Planification des interventions SAV-Menuiseries-Verrières
- S’informer auprès de l’atelier de la disponibilité des produits, contacter les clients pour planifier
les interventions et renseigner le planning des techniciens en tenant compte des temps de
travaux nécessaires
- Optimiser les temps de déplacement, les compétences disponibles
- Alerter les commerciaux en cas de difficultés de planification, indisponibilité
- Renseigner les commerciaux sur la disponibilité des poseurs dans la phase d’élaboration du
prévisionnel
- Effectuer un point journalier de suivi des interventions réalisées avec les techniciens, adapter le
planning au regard des remontées d’informations, et mettre à jour le tableau de suivi des
interventions SAV mis à disposition pour les commerciaux
2. Gestion administrative et commerciale
- Assurer l’accueil téléphonique du SAV et apporter son soutien pour l’accueil clientèle au siège
- Réceptionner et vérifier les dossiers commerciaux,
- Constituer les dossiers en vue de la fabrication (devis signé, prise de côtes, versement d’acompte,
…) et transmettre à l’atelier et la facturation
- Finaliser les devis transmis par le gérant et les adresser aux clients, réaliser et envoyer les devis
simples après communication de prix des commerciaux et gérant
- Effectuer les commandes de vitrages pour le SAV
- Préparer les dossiers pour les poseurs à remettre avant les interventions, et enregistrer les PV de
réception
- Veiller à la mise à jour de l’outil de suivi des dossiers fabrication avec les dates de commandes,
date d’arrivée des matériaux, date de paiement des acomptes, date de livraison des produits
- Réaliser un reporting hebdomadaire (comptage de dossiers, des interventions)
- Classer les documents
Vous êtes une personne rigoureux.se, organisé.e et autonome.
Formation initiale : Formation assistante commerciale (BP à BTS)
Expérience professionnelle : 1 à 2 ans dans un poste similaire dans le secteur Menuiserie aluminium
Compétences transverses / Qualités & aptitudes :
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Méthode, rigueur et très bonne organisation
- Sens des priorités
- Capacité d’écoute, d’adaptation en fonction des interlocuteurs – Bonne communication orale
- Sens des responsabilités, autonomie
- Flexibilité et réactivité
- Capacité à gérer une charge importante de travail
Compétences cœur de métier / Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels de bureautique et de gestion de planning
- Maîtrise des modalités d’accueil et de l’utilisation d’un standard téléphonique
- Maîtrise des activités de secrétariat
- Gestion de la relation clientèle
- Connaissance de l’organisation de l’entreprise
- Connaissance de la terminologie du secteur menuiserie aluminium