ALTER EGO TERTIAIRE, agence d'emploi temporaire et de recrutement en CDD/CDI, recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) à temps partiel (H/F) dans le secteur Ouest.
Rattaché(e) à la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif, organisationnel et logistique des différentes entités du Groupe. Véritable support des équipes, vous intervenez sur des missions variées nécessitant organisation, rigueur, autonomie et sens du service.
**Vos principales missions :
-Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires et prestataires.
-Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes.
-Gérer les boîtes mail génériques et assurer le suivi des correspondances.
-Réaliser une veille informationnelle et diffuser les informations utiles.
-Organiser les réservations et la préparation des salles de réunion.
-Effectuer les tâches administratives courantes : classement, archivage, numérisation et suivi documentaire.
-Rédiger des courriers, notes d'information et divers documents administratifs.
-Assurer la gestion, la réception, l'envoi et la distribution du courrier des différentes entités du Groupe.
-Gérer les fournitures et consommables de l'ensemble des filiales : suivi des stocks, commandes et réapprovisionnement.
-Participer à la communication interne et à la diffusion des informations.
-Contribuer à l'organisation logistique et administrative des événements internes et externes.
-Assurer le suivi et la gestion des clés des différents locaux du Groupe.
-Préparer les tableaux de suivi des transbordements et participer au suivi trimestriel avec le Directeur d'Exploitation.
-Assurer le suivi administratif des Autorisations d'Occupation Temporaire (AOT) de la SGM Manutention.
-Participer au suivi de la facturation.
-Rédiger les notes d'information destinées aux transitaires et mettre à jour les listings associés.
-Coordonner les interventions liées aux problématiques d'intendance des filiales et des locataires (maintenance, réparations, interventions diverses).
-Élaborer et suivre le planning de l'agent d'entretien.
-Assurer le suivi administratif des contrats de prestations fournisseurs et veiller au respect des échéances.
-Organiser les réunions GEMPR et du Conseil de Développement : convocations, préparation des dossiers, logistique et suivi administratif.
Profil recherché :
-Formation Bac à Bac +2 en assistanat, gestion administrative ou secrétariat.
-Une première expérience sur un poste similaire est appréciée.
-Excellente organisation et sens des priorités.
-Polyvalence, autonomie et réactivité.
-Discrétion et sens de la confidentialité.
-Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
-Maîtrise du Pack Office / Microsoft 365.
-Esprit d'équipe et sens du service.