Alter ego tertiaire, agence d'emploi temporaire et de placement CDD CDI, recherche pour un de ses clients au PORT, UN.E ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE ET FACTURATION CLIENT BTP.
- Sous la supervision de la Responsable Administrative et en lien direct avec les responsables d'activités, vous jouerez un rôle clé dans le suivi et la gestion des processus administratifs liés aux clients et aux chantiers.
Vos missions principales seront :
1) Gestion de la facturation client :
**Préparation et émission des factures :
- Collecter les informations nécessaires auprès des responsables d'activités (données chantier, délai, commandes réalisées)
- Établir les factures clients en veillant à leur exactitude et à leur conformité
- Enregistrer les factures dans le logiciel dédié (GESCOM)
** Suivi et contrôle des factures :
- Transmettre les factures aux clients et s'assurer de leur bonne réception
- Effectuer des relances de niveau 1 en cas de retard de paiement
- Analyser les écarts éventuels entre facturation et paiements reçus
** Reporting et support pour le pilotage :
- Fournir des tableaux de suivi des factures et des paiements aux responsables d'activités
- Alerter la hiérarchie et les responsables d'activités sur les retards significatifs ou les problématiques récurrentes
- Proposer des actions correctives en cas de blocages identifiés
2) Assistance administrative et gestion des relations clients :
** Relation avec les clients :
- Être le point de contact privilégié pour les questions liées à la facturation
- Gérer les appels et mails clients de manière proactive et professionnelle
- Assurer une communication fluide pour résoudre les éventuels litiges simples
** Collaboration avec les équipes internes :
- Travailler en étroite collaboration avec les responsable d'activités pour anticiper les besoins et prioriser les actions
- Participer aux réunions internes pour partager l'état d'avancement des factures et des paiements
- Assurer la conformité des processus administratifs en cas d'absence des collègues
3) Contribution au suivi financier et comptable :
** Formation prévue pour :
- Réaliser le lettrage des comptes clients et le rapprochement bancaire
- Préparer des éléments comptables
4) Soutien à la prise de décision des responsables d'activités :
** Analyse et reporting :
- Préparer des indicateurs clés sur la facturation, les retards de paiement et les tendances des commandes
- Mettre en place des outils de suivi pour aider les responsables à piloter leur activité
- Contribuer à l'identification des chantiers ou clients nécessitant une attention particulière
** Optimisation des processus :
- Participer à l'amélioration des processus administratifs pour fluidifier la gestion des dossiers clients et chantiers
- Être force de proposition pour simplifier ou digitaliser certaines tâches
PROFIL :
** Formation et compétences :
- Bac + 2minimum en Comptabilité, Assistant Commercial ou domaine équivalent
- Une première expérience en gestion de la facturation client dans un environnement BTP ou chantier est un atout
- Maîtrise ou volonté d'apprentissage des logiciels QUADRA et GESCOM
- Aisance avec les outils bureautiques, notamment EXCEL pour le reporting
** Qualités personnelles :
- Avenant(e) et à l'aise avec le contact client et interne
- Rigoureux(se) et méthodique dans la gestion des documents et des suivis
- Travail en équipe : Prêt(e) à collaborer avec les responsables d'activités et à partager les informations de manière proactive
- Polyvalent(e) et adaptable pour gérer des tâches variées
- Respectueux(se) de la hiérarchie et des consignes internes