Alter Ego tertiaire agence de recrutement intérim, CDD et CDI recherche pour son client basé à Saint-Louis un.e assistant.e administratif(ve) d'exploitation F/H.
Voici les missions du poste :
1 -Activités relatives aux achats d’exploitation
- Edite les demandes d’achat qui concerne le service exploitation (analyse, matériels d’exploitation, missions d’expertises, prestations de service, etc.)
- Assure le suivi des commandes du service exploitation (contrôle des délais, etc.) et la réception sous MAXIMO
- A l’issue de la réception des produits ou de la prestation, effectue le rapprochement des documents et valide la facturation pour transmission à la comptabilité
2 - Activités relatives à la logistique des matières premières et des sous-produits de combustion
- Assure la collecte des enregistrements des entrées/sorties du site : matières premières (charbon, fioul domestique, biomasse, produits chimiques, etc.) et sous-produits (cendres, sous-produits spéciaux, etc.)
- Effectue le contrôle avec les entreprises partenaires via les documents disponibles (bordereaux de réception, bons de pesée, etc.). Relance les partenaires en cas de dérive et de non-respect des délais
- Retranscrit les données dans les supports de reporting mensuel et annuel
- Assure la gestion documentaire des documents concernant les combustibles et les sous-produits (codification, organisation des documents papiers, archivage, etc.)
3- Activités relatives à la facturation clients
- Collecte des informations nécessaires à la facturation clients (indices, prix de références marché, etc.)
- Saisit les données dans les fichiers de facturation définis par le responsable d’exploitation
4- Activités relatives à la gestion des données d’exploitation
- Participe à la gestion des statistiques énergétiques (saisie et contrôle de la base de données, édition de rapports journaliers, …), ainsi que des indicateurs mis en en place dans le service à la demande du responsable d’exploitation
- Complète des documents de reporting interne (suivi disponibilités et pénalités, etc.)
5- Activités relatives à la formation du personnel
Participe à la gestion administrative des formations du service et à leur organisation.
Vous êtes idéalement titulaire d'un bac+2 de type BTS comptabilité, gestion des données vous avez une bonne maitrise des outils bureautiques (word, excel, outlook…)
- Utilisation outil de gestion des commandes
- Capacités rédactionnelles
- Capacités de communication
- Techniques de secrétariat
- Capacité d’organisation
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire